OTAの掲載管理でダブルブッキング解消！予約の取りこぼしを防いで利益を増やす方法を解説

集客

「複数のOTAを使っていると、空室状況の更新が間に合わない……」
「予約が入るたび、ダブルブッキングにならないかヒヤヒヤする……」
「OTAごとの管理画面を行き来するのに疲れ、ほかの業務に手が回らない……」
複数のOTAに掲載して民泊を運営していると、こうした悩みを抱える方は少なくないでしょう。

本記事では、手作業での空室管理が招く思わぬトラブルに触れたうえで、システム（PMS）導入によって二重予約を防ぐ方法を中心に解説します。
さらに、日々の煩雑な更新作業の負担を軽減しつつ、売上拡大へとつなげていく実践的な運用ノウハウまで網羅しました。

集客の機会を逃さず、手堅く民泊運営での利益を伸ばしたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

民泊のOTA掲載管理を効率化する3つの手法

複数のOTAを円滑に管理するには、扱う部屋数や予算に合った運用スタイルを選ぶことが重要です。

ここでは、代表的な3つの手法を紹介します。

できるだけコスト抑える“手動管理（iCal連携）”

iCal連携とは、各OTA間でカレンダーを共有し、予約状況を同期する無料の機能です。

一方のOTAで発行したiCal形式のURLを、別のOTAに登録して使用します。

専用のシステムを導入する費用がかからないため、初期費用や毎月のランニングコストを抑えたい場合に適しています。

ただし、サイト間で予約情報が反映されるまでにタイムラグが発生するケースがあります。

そのため、3つ以上のOTAを利用する場合や、複数部屋を運用する場合は、タイムラグによるダブルブッキングのリスクも高まるため向いていないかもしれません。

基本的には、2つ程度のOTAで1部屋のみを運用するような小規模な民泊向けの選択肢といえるでしょう。

効率と収益を両立させる“システム管理（PMS・サイトコントローラー）”

PMSやサイトコントローラーなどの専用ツールを導入し、複数の予約サイトの空室状況や宿泊料金を一元的に管理する方法です。

ツールを利用した管理は、3つ以上のOTAを併用して集客の幅を広げたい場合や、複数部屋を同時に運用する際のダブルブッキング対策として適しています。

複数サイトの更新作業をまとめて扱えるため、手間を抑えながら予約が入る機会を逃しにくい点がメリットといえます。

一方で、月額費用が発生することや、初期設定にある程度の時間が必要になる点は考慮しておく必要があります。

なお、PMSとサイトコントローラーの違いは、この後の見出しで詳しく解説します。

実務をすべてプロに任せる“アウトソーシング（運営代行）”

民泊の運営代行会社に、OTAのアカウント運用や日々の掲載管理を任せるサービスです。

カレンダーの同期や価格調整といった専門的な作業を手放せるうえ、必要に応じてゲスト対応や清掃の手配などもあわせて委託できる場合があります。

毎月の売上に対して20パーセント程度の手数料を支払う必要はありますが、オーナー自身が予約サイトの管理画面を操作する手間はほとんどなくなります。

アウトソーシングは本業が忙しくて複数サイトの管理に時間を割けない方や、投資目的で物件を所有し、なるべく日々の運用を手放したい方に向けた選択肢といえるでしょう。

OTA掲載管理で重要な“PMS”と“サイトコントローラー”の違い

複数のOTAを効率的に管理していくには、ツールの導入が不可欠です。

しかし、最適なツールを選ぶためには、前提として「サイトコントローラー」と「PMS」それぞれの役割の違いを知っておく必要があります。

サイトコントローラーは、各サイトの空室状況や宿泊料金、予約情報を自動で同期し、一つの画面で一括管理できるインターネット上のITツールです。（代表例：ねっぱん！、手間いらず、Beds24 など）

複数の予約サイトと自分の物件をつなぐ「橋渡し」や「交通整理」の役割を果たします。

一方、PMS（宿泊管理システム）は、予約が入った後の実務を処理する、いわば「ホテルのフロント兼バックオフィス」の役割を持ちます。

具体的には、ゲストへの案内メッセージの自動送信、清掃スタッフのスマートフォンへのスケジュール通知、日々の売上データの自動集計などを実行します。

手作業で行っていた煩雑な事務・連絡作業をシステムが代行するため、日々の運営負担を軽減してくれる便利なツールです。（代表例：AirHost、suitebook、陣屋コネクト など）

現在の民泊ビジネスにおいては、これらを別々に導入するのではなく、各サイトの空室更新からチェックイン業務までを一つの画面でまとめて扱えるオールインワン型のツールが主流になりつつあります。

複数のOTAへ掲載するなら知っておきたい“手動管理のリスク”

複数のOTAを利用する場合、各々の更新作業を人の手で続けていては思わぬ損失につながるおそれがあります。

ここでは、手動による管理で起こりやすい代表的なトラブルを紹介します。

ダブルブッキングで“多額の違約金”や“掲載停止”を招く

手動管理で起こりやすいトラブルは、同時に予約が入るダブルブッキングです。

万が一予約が重複した場合、ホスト側からのキャンセル処理が必要になります。

ペナルティとして違約金が発生するほか、ゲストが別の宿へ宿泊するための振替費用を請求されるケースもあります。

ホスト都合のキャンセル率が高まると、サイト内での表示順位が下落し、新規予約の獲得に悪影響を及ぼしかねません。

重複が繰り返されると、アカウントそのものが停止されるおそれもあり、予約が入らない期間が発生するなど民泊運営に支障が出る可能性があります。

無料のiCal連携だと“同期の遅れ”で予約が重なることがある

費用をかけずにカレンダーを同期できるiCal連携は、情報が反映されるまでにシステム上のタイムラグが生じやすくなっています。

予約が入ってから別のサイトのカレンダーをブロックするまでに、数十分から数時間ほどかかるケースがあります。

もし閑散期であれば、タイムラグがあっても問題になりにくいでしょう。

しかし、複数のゲストが同時に宿泊先を探す繁忙期や連休前であれば、同期の遅れが命取りになりえます。

あるサイトで予約が成立した直後に、まだ空室表示のままになっている別のサイトから予約が入る可能性があるため、無料ツールに頼った管理では予約の重複を完全に防ぐことは困難です。

手作業が多すぎて“更新ミス”や“返信の放置”が起きてしまう

複数のサイト情報を人の直接操作で更新していては、いずれ対応が追いつかなくなります。

民泊の予約は時間帯を問わず発生するため、オーナーが就寝している深夜に予約が確定することも少なくありません。

翌朝目覚めてから手動でカレンダーを閉じようとしても、すでに別のサイトから予約が入ってしまう事態も起こりえます。

また、日々の空室情報の更新に追われるあまり、ゲストからの問い合わせメッセージへの返信が遅れ、放置してしまう状態も招きかねません。

ミスなく24時間体制で管理画面に張り付くことは、現実的に不可能です。

作業量が増えるほど人が対応できる範囲を超え、管理そのものが破綻しやすくなります。

サイトごとに宿泊料金がバラバラになりゲストの信頼を失う

手動で複数のサイトを管理していると、休前日や繁忙期に向けた宿泊料金の変更を特定のサイトだけ忘れてしまう可能性があります。

同じ部屋であるにもかかわらず、予約するサイトによって価格が大きく異なる状態が放置されると、高い料金で予ここに文章を書く

約したゲストから強い不満を抱かれるでしょう。

宿泊後に事実を知ったゲストから低評価のレビューを書き込まれ、民泊物件の評判を落としてしまうおそれがあります。

料金の更新漏れは、目先の利益を逃すだけでなく、レビューの悪化が積み重なることで、将来的な予約数の減少にもつながりかねません。

面倒なOTA掲載管理・業務を自動化する“PMS”導入のメリット

手動管理にともなうさまざまなリスクを回避しながら、民泊運営をより円滑に進めていくためには、専用システム（PMS）の活用が有効です。

こちらでは、面倒な掲載管理や民泊業務を自動化するPMS導入のメリットを紹介します。

空室の同期による二重予約の防止

システム同士を直接つないでデータをやり取りする「API連携」によって、複数サイトの空室状況が高速で同期されることがPMSを導入するメリットの一つです。

ひとつのサイトで部屋に予約が入ると、システムが通常数分程度※で他のすべてのサイトの空室を自動的に閉じます。

※通信環境やサイト側の仕様により変動する場合あり。

結果として、手動管理にともなうダブルブッキングや精神的な重圧が大幅に軽減されます。

深夜や連休前など予約が集中しやすい時期でも設定に基づいて自動処理されるため、常に管理画面を監視する手間がなくなり、オーナーは別の業務やプライベートな時間を確保できるようになります。

ゲスト対応と入退室管理の負担軽減

ゲストへのメッセージ送信や入退室の管理にかかる時間を削減できる点も、PMSを導入する主なメリットです。

PMSは、複数の予約サイトから届くメッセージをひとつの管理画面に集約します。

その上で、予約完了時の挨拶や施設までの道案内など、定型的なやり取りを設定した条件や日時に合わせて自動送信してくれます。

さらにスマートロックと連携させれば、予約ごとに有効な暗証番号をシステムが自動発行し、ゲストへ直接通知できるため、現地での対面による鍵の受け渡しが不要になります。

メッセージの自動送信やスマートロック連携を活用することで、無人での入退室管理が可能となるのです。

時差のある外国人ゲストからの深夜の連絡にもシステムが自動で一次対応するため、運営の負担が大きく軽減されるでしょう。

清掃スケジュール共有による連絡ミスの削減

PMSを活用することで、ゲストのチェックアウトに合わせた清掃スケジュールが自動で共有され、スタッフとの連携ミスを未然に防げます。

新しく予約が入るたびに清掃業者や担当スタッフへ最新のカレンダーが自動で届くため、オーナーが毎日の予約状況を確認し、チャットやメールで個別に依頼をかける必要はありません。

手動での依頼作業がなくなることで、日程の伝え忘れによる清掃漏れのトラブルや、指示が正しく伝わっているかを確認するダブルチェックの手間も解消されます。

関係者全員が最新の予定をリアルタイムで共有できるようになるため、連絡ミスそのものが起こりにくくなるのです。

予約データの集約による収益状況の把握

PMSを使い、複数のOTAに点在していた予約データを一つのシステムに集約することで、民泊の収益状況がひと目で把握できるようになります。

どの予約サイトからの集客がもっとも多いのか、月ごとの稼働率は何パーセントか、あるいは1泊あたりの平均客単価であるADRはいくらかといった経営指標が画面上で自動的に可視化されます。

予約データが自動で集約され、主要な指標が画面上で整理されるため、表計算ソフトに手入力し直す労力が省けるだけでなく、正確なデータに基づいた素早い経営判断が可能になるでしょう。  

PMS導入により数字の集計作業に奪われていた時間を、サービスの向上といった前向きな投資へ振り向けられるようになるはずです。

OTA掲載を一括で管理｜PMSを比較する際のポイント

民泊のOTA管理にPMSを導入するにしても、もし自分たちの運営スタイルや毎日の作業手順に合わないツールを選んでしまえば、せっかく費用をかけても売上を伸ばすことは難しくなります。

こちらでは、PMS選びで失敗しないための5つの比較ポイントを紹介します。

掲載したい予約サイトへの対応状況

導入を検討するPMSが、集客に使いたい予約サイトと正しく連携できるかを最初に確認します。

PMS公式サイトの「連携サービス一覧」などを参照し、自分が利用するOTAが含まれているかを確かめてください。

PMSによって連携できるOTAは異なり、たとえば「Booking.comなどの海外向けOTAには対応しているが、楽天トラベルやじゃらんといった国内向けの媒体には対応していない」といったケースも珍しくありません。

自分が掲載したいサイトがシステム非対応であった場合、その媒体だけ手動で空室状況を更新する手間が残り、結果として予約が重複する隙を生んでしまいます。

こうした手間やリスクを避けるため、希望するOTAと直接連携できない場合は、別途サイトコントローラー（一元管理システム）を経由して接続できるかどうかも検討してみると良いでしょう。

二重予約を防ぐカレンダーの同期速度

予約の重複を防ぐためには、各OTAとの同期速度が重要になります。

同期が遅いと、別の予約が入っても反映が追いつかず、同じ客室に複数の予約が重なるリスクが高まります。

そのため、PMSを比較する際は「API連携に対応しているか」「実際のカレンダー反映にどのくらいの時間がかかるか」といった点を事前にしっかりと確認しておきましょう。 

とくに、自分の民泊施設で予約が多く入るOTAでは、リアルタイムに近い同期ができるツールを選ぶのが賢明です。

固定費と手数料を合わせた運用コスト

PMS利用に必要なコストが、ツール導入によって削減できる人件費や、見込める売上の増加分を上回らないかどうかを確認します。

料金体系はPMSの提供会社によって大きく異なります。

毎月一定額を支払う月額固定費のほか、管理する部屋数に応じた課金、予約が入るごとに費用が発生するタイプ、さらに初期費用がかかるケースなどさまざまです。

コストを把握するには、運営する民泊の数字を当てはめたシミュレーションが必要です。

たとえば、「月額固定費は安いが1予約につき数百円の手数料がかかるツール」と、「月額固定費は高いが予約手数料が無料のツール」で、月間の想定予約数を掛け合わせて比較してみてください。

表面的な月額料金の安さだけで選ぶと、繁忙期に予約が伸びた際、予約ごとに費用が発生するタイプでは想定外の出費となる場合があります。

運営する部屋数や稼働率と照らし合わせ、繁忙期と閑散期の両方で利益を残しやすい料金プランを選択してください。

管理画面の使いやすさ

毎日のように触れる管理画面が、スムーズに操作できるつくりになっているかもPMSを選ぶ際の重要なポイントです。

いくら機能が豊富でも、空室カレンダーの調整や料金の変更に手間取るような複雑な画面では、運用ミスを誘発しかねません。

また、外出先や移動中でも予約状況の確認とゲストへの返信ができるよう、スマートフォン専用アプリが提供されているかどうかも確認が必要です。

多くのシステムは一定期間の無料トライアルを用意しています。

そのため、本格的に契約する前に実際の操作感を試し、自分やスタッフが迷わず扱えるかを事前に確認しておくことをおすすめします。

トラブル時のサポート体制

システムに不具合が生じ、予約が連携されなくなった際のサポート体制も事前に比較しておくべき項目です。

とくに海外製のPMSを選ぶ場合は、管理画面の日本語対応だけでなく、トラブル時に日本語のチャットや電話で問い合わせができるかを必ず確認しておきましょう。

もし土日や深夜に緊急の不具合が発生した際、担当者からの返信が数日後になるようでは、問題が長引いてしまうおそれがあります。

トラブルが起きたときにすぐ連絡がつき、状況に応じて適切に対応してくれるサポート体制があるPMSを選ぶことが大切です。

OTA掲載管理を収益アップにつなげる3つのコツ

システムが24時間体制で空室状況を監視し、二重予約を防ぐ“守り”の体制を固めてくれるからこそ、オーナーは戦略的な判断に専念できるようになります。

ここでは、複数の予約サイトを賢く運用し、売上アップへとつなげる3つのコツをご紹介します。

すべてのサイトで空室を公開して予約の取りこぼしを防ぐ

手動管理では二重予約（ダブルブッキング）を恐れ、特定のサイトだけに空室を絞り込んだり、夜間は受付を停止したりして機会損失を生むケースがあるかもしれません。

しかし、PMSなどのシステムを導入すれば、複数の予約サイトを自動で同期し、予約の被りを大幅に減らせるようになります。

ダブルブッキングの心配がなくなったら、連携しているすべてのOTAに空室を公開するよう設定を見直してみてください。

掲載先を絞り込まずに多くのサイトへ物件を出すことで、露出が増えて旅行者の目に留まりやすくなります。

結果として、さまざまな経路からの予約が増え、売上アップにつながる可能性が高まります。

予約の埋まり具合や時期に合わせて価格を調整する

複数のOTAで個別に価格を変える作業は手間がかかりますが、管理システムを使えば一括で料金を反映できるようになります。

周辺のイベント開催日や週末の需要に合わせて価格を調整し、すべてのOTAへまとめて適用するように見直してみてください。

なお、常に同じ宿泊料金で固定していると、繁忙期に安売りをしてしまったり、閑散期に予約が入りづらくなったりしかねません。

「需要が集中する日は単価を上げて1部屋あたりの利益を伸ばす」「予約が少ない日は料金を下げて空室を埋める」など、柔軟に対応することで売上の底上げを目指していきましょう。

クチコミへの素早い返信でサイト内の表示順位を上げる

ゲストからのクチコミに素早く返信することは、単なる礼儀ではありません。

民泊物件を検索上位に表示させるための、重要な対策と位置づけてください。

たとえば大手サイトのAirbnbでは、ホストの返信率や返信時間が検索順位に影響すると明言されています。

また、迅速な対応はゲストからの信頼を得やすくなり、結果として予約につながる可能性も高まります。

ただ、複数のサイトを手動で管理していると、日々の業務に追われて返信まで手が回らないケースも少なくありません。

そこで、煩雑な空室管理はシステムに任せ、浮いた時間をクチコミ返信に振り向けてみてください。

レビューへ素早く対応する体制を整えれば、検索順位の向上やゲストからの高評価につながり、さらなる予約獲得を狙えるようになります。

まとめ｜OTAへの掲載を管理して民泊の収益を伸ばしていこう

本記事の重要なポイントは以下の3つです。

導入するシステムを選ぶ際は、利用するOTAとの連携状況やカレンダーの同期速度を事前に確認することが大切です。

まずは無料トライアルなどを活用し、管理業務の負担軽減と売上拡大に向けた一歩を踏み出してみてください。